Unit Penjaminan Mutu

Ka. Unit : SINAR PERTIWI, S.ST, MPH

  1. Unit Penjaminan mutu adalah unsur pelaksana di bidang penjaminan mutu yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur
  2. Unit Penjaminan Mutu dipimpin oleh seorang Kepala yang ditetapkan oleh Direktur dan secara tekinis fungsional dibina oleh Pudir I;
  3. Unit Penjaminan Mutu mempunyai tugas melakukan penjaminan mutu pendidikan secara bertahap, sistematis dan terencana dalam suatu program penjaminan mutu yang memiliki target dalam kerangka waktu yang jelas;
  4. Unit Penjaminan Mutu mempunyai fungsi :
  5. Perencanaan dan pelaksanaan system penjaminan mutu internal secara keseluruhan di Poltekkes KemenkesTasikmalaya
  6. Penyusunan perangkat dokumen (kebijakan mutu, manual mutu, dan standar mutu) yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan system penjaminan mutu
  7. Pengembangan system informasi penjaminan mutu
  8. Pelaksanaan monitoring system penjaminan mutu
  9. Pelaksanaan audit mutu akademik internal dan evaluasi pelaksanaan system penjaminan mutu;
  10. Penyusunan laporan secara berkala pelaksanaan system penjaminan mutu internal; dan
  11. Melakukan koordinasi dengan Subunit Penjaminan Mutu di masing-masing jurusan

 

Sistem Penjaminan Mutu Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya mengacu pada Undang-Undang No. 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dan Peraturan Menteri Riset dan Teknologi Pendidikan Tinggi No. 62 tahun 2016 tentang Sistem penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Berdasarkan kedua aturan tersebut, maka sistem penjaminan mutu (SPM) di Poltekkes kemenkes Tasikmalaya terdiri dari:

  1. Sistem penjaminan mutu internal (SPMI);
  2. Sistem penjaminan mutu eksternal (SPME); dan
  3. Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD Dikti).

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)

SPMI dilaksanakan berdasarkan visi dan misi Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya yang diintegrasikan kedalam pedoman-pedoman penjaminan mutu internal yang terdapat pada:

  1. Kebijakan Mutu
  2. Sasaran Mutu
  3. Standar Mutu
  4. Manual Mutu
  5. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan formulir-formulirnya

 

Adapun Kebijakan Mutu Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya tercantum pada Dokumen dengan Nomor 340/41/SPMI/001/2015/R1.  Sasaran Mutu Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya disusun dengan system top down  danm mengacu pada SOP dengan nomor 430/07/6.2/PR/06/16/R1 serta SOP Nomor 430/07/6.2/PR/08/16/R1. Tingkat Direktorat menyusun Sasaran Mutu (sarmut) dengan substansi Tri Dharma perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat); Pengadministrasian Umum (system pendukung yang meliputi sumber daya keuangan, sarana prasarana serta sumber daya manusia); dan Kemahasiswaan. Sasaran Mutu Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya terdapat dalam dokumen dengan nomor 1.10/PT/6.2/WI/001/2018. Sasaran Mutu Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya selanjutnya disosialisasikan untuk dapat difahami serta dijadikan acuan untuk pembuatan sasaran mutu unit kerja dan program studi. Sosialisasi kegiatan tersebut dilaksanakan dengan presentasi sasaran mutu di awal tahun anggaran. Program Studi selanjutnya menyusun sasaran mutu berdasarkan sasaran mutu Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya. Setelah sasaran mutu disusun, program studi kembali mempresentasikan sasaran mutunya di hadapan seluruh pengelola agar didapatkan sinergi antar unit kerja.

Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya telah memiliki 25 standar SPMI, terdiri dari 24 standar SPMPT dan 1 standar tambahan (akan dijelaskan kemudian di poin selanjutnya).  Adapun manual mutu yang telah ada merupakan tahapan pendekatan SPMI. Pendekatan yang digunakan adalah tahapan PPEPP, yaitu penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan. Manual ini merupakan pedoman dalam melaksanakan standar SPMI.  Manual mutu tercantum dalam dokumen nomor 340/41/SPMI/001/2015/R1.

Manual mutu dilengkapi dengan SOP. SOP disusun berdasarkan format SOP yang mengacu pada peraturan menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 tahun  2012 tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. Pada bulan maret 2018, Poltekkes kemenkes Tasikmalaya telah melaksanakan monitoring pelaksanaan SOP yang ada (118 buah SOP). Hasil monitoring dilaporkan pada Biro Hukormas PPSDMK RI dalam bentuk Laporan Monitoring SOP.

 

Pengendalian Informasi terdokumentasi penjaminan Mutu

Informasi terdokumentasi (dokumen) penjaminan mutu dikendalikan berdasarkan Standar Operasional prosedur Nomor 150/42/PR/001/14/R5 tentang pengendalian dokumen  dan SOP nomor PR. 6.853.232.420.01.0.02.V1 tentang pengendalian rekaman.

 

Monitoring Pelaksanaan Penjaminan Mutu

Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya melaksanakan monitoring pelaksanaan penjaminan Mutu mengacu pada SK direktur Nomor DM.01.04/I/ 1940.4/2015 tentang pedoman monitoring dan evaluasi penjaminan Mutu  dengan nomor dokumen: 430/07/9.1/WI/03/15/R0.

  

 Sistem Penjaminan Mutu Eksternal

 

Audit eksternal di Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya rutin dilakukan oleh :

Badan Sertifikasi SAI Global Indonesia setiap tahun melaksanakan audit surveilance pada unit kerja di Direktorat (Unit Penjaminan Mutu, Unit Penelitian, Unit Pengabdian Masyarakat, Unit Pemeliharaan dan Perbaikan, Unit Layanan Pengadaan , unit Perpustakaan, unit Laboratorium) dan Program Studi. Ruang lingkup audit terhadap kepatuhan dalam melaksanakan klausul ISO 9001: 2008. Selama 3 tahun terakhir hasil audit oleh SAI Global tidak ditemukan temuan mayor dalam pelaksanaan pendidikan di Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya. Pada awal tahun 2018, Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya telah melaksanakan  upgrading sertifikasi system manajemen mutu  ISO 9001: 2008 menjadi ISO 9001: 2015. Hingga juli 2018, sertifikat ISO 9001: 2015. Adapun sertifikat ISO 9001: 2015 terdapat pada gambar di bawah ini :

BANPT/ LAM PTKeS, melakukan akreditasi (visitasi) program studi. Sebagai monitoring dan evaluasi, pada bulan Agustus 2018, 3 program studi telah melaksanakan surveillance akreditasi oleh LAM PTKes. Hasil surveillance menyatakan bahwa program studi telah melaksanakan perbaikan secara terus menerus secara konsisten.

 

Adapun hasil penilaian akreditasi program studi din Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya dijelaskan  pada point selanjutnya.

Pada bulan Oktober 2017, Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya telah melaksanakan akreditasi Institusi pendidikan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) dengan nilai Terakreditasi B. Adapun sertifikatnya terdapat pada gambar di bawah ini:

Inspektorat Jenderal (Irjen) Kemenkes, secara incidental terprogram, melakukan audit/ memeriksa dan membina proses perencanaan, pelaksanaan kegiatan dan mengevaluasi kegiatan yang rutin dilaksanakan termasuk keuangan dan pengadaan barang dan jasa (termasuk pembangunan gedung), BMN, pemeliharaan gedung dan sarana prasarana serta proses PBM

Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), secara incidental melakukan pemeriksaan pengadaan barang dan jasa (termasuk pembangunan gedung) dan BMN, pemeliharaan gedung dan sarana prasarana serta keuangan

 

Prosedur Pemeriksaan: dari BPK maupun irjen memberikan surat tugas kepada Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Tasikmalaya akan diadakan pemeriksaan, meminta/memeriksa data tentang pelaksanaan kegiatan / surat pertanggungjawaban kepada Bendahara pengeluaran, Kepala Unit dan Kepala Urusan ataupun yang terkait.